Для чего люди приходят на профессиональные мероприятия — выставки, конференции и семинары?
Одной из важнейших причин будет общение с коллегами, обмен мнениями и новые профессиональные знакомства.
Организуя профессиональное мероприятие не достаточно составить полезную и насыщенную программу, пригласить интересных экспонентов и спикеров. Важно придать всем вашим усилиям и наработкам законченную форму, а значит дать возможность гостям максимально удовлетворить свою жажду к профессиональному общению.
Как это сделать, что может стать удобной площадкой для общения профессионалов? Конечно же необходимо учитывать специфику вашего мероприятия и профиль гостей, но есть основные форматы, которые помогут вам в организации успешного делового или научного события.
1. Кофе-брейки. Именно с него начинается практически любая деловая конференция, конгресс или секция. Здесь гости общаются, знакомятся, налаживают контакты и обмениваются мнениями. Как правило, в течение дня у вас будет несколько кофе-брейков, обедов или коктейлей. Создайте гостям комфортную деловую среду, должно быть вкусно и ненавязчиво. Пусть гости общаются!
2. Лаунж зоны. Если площади вам позволяют, то обязательно организуйте так называемые лаунж зоны, где гости смогут посидеть за компьютером или пообщаться. Мягкие диваны или рабочие столы — решать вам, а вот wi-fi, розетки и возможность приобрести кофе и воду надо предусмотреть обязательно.
3. Сопутствующая программа. Вечернее мероприятие — обязательная часть больших деловых событий. Обычно, это события для определенной группы делегатов, например, попечительского совета, лекторов или просто отдельной секции. Для гостей — это торжественное событие, так пусть место ужина, меню и оформление будут соответствующими. И да, дайте гостям возможность расслабиться — выпить, потанцевать и послушать приятную музыку. Еще одним пунктом программы, если у вас много гостей из других городов или стран — являются экскурсии и возможность посетить театр. Вы сразу достигаете двух целей — даете делегатам возможность посмотреть достопримечательности и сделать это в кругу интересных и полезных для них людей.
4. Новые технологии. Как облегчить для гостей знакомство и помочь найти необходимый деловой контакт. Дать им максимальную информацию об участниках. Сегодня для этого существует масса возможностей — как традиционные бумажные, так и более современные электронные аналоги. Под мероприятий выпускают специальные приложения для смартфонов, позволяющие как иметь доступ к актуальной программе, так и адресной книге делегатов.
Конечно, список можно продолжить. Вам решать, какие элементы включить в программу, что понравится именно вашим гостям. Важно одно — обязательно продумать и не забыть продумать этот элемент программы.
Источник: Коммуникационное агентство «Антенна»
