Порция полезных знаний от специалистов 4Д. Открываем рубрику “Будни event-менеджера”.
Начнем с конца, а именно — с пост-этапа.
После месяцев упорной работы ваше мероприятие, наконец, состоялось. Последний гость покинул площадку, клиент счастлив. Казалось бы, можно наконец-то расслабиться… НО! Работа event-менеджера на этом совсем не заканчивается.
Правильно организовать работу после мероприятия практически так же важно, как и правильно его провести.
Чтобы пост-активности не растянулись на недели или даже месяцы после мероприятия, необходимо внести их в календарный план проекта еще на этапе его подготовки.
Итак, что необходимо сделать:
1. Актуализировать базы
Любой event-менеджер знает, что лучше работать с проверенными подрядчиками, которых знаешь не 1 год. Однако мероприятие мероприятию рознь, и все равно из раза в раз возникает потребность в поиске новых партнеров. Поэтому крайне важно первым делом после мероприятия добавить всех, с кем вы познакомились, в базу контактов. Это поможет вам при организации своей работы в дальнейшем.
Если на вашем мероприятии предполагается большое количество гостей и их регистрация (например, на презентации, форуме и пр.), позаботьтесь о том, чтобы получить списки регистраций, как только все гости будут в сборе еще во время мероприятия. Все списки нужно свести в единый электронный документ и направить как клиенту, так и сохранить себе.
2. Обратная связь
Обратная связь имеет важное значение, в особенности, если вы собираетесь проводить серию подобных мероприятий, а также для подведения итога относительно достижения поставленных ранее целей.
Попытка сделать гостей мероприятия активными участниками носит название «краудсорсинг». Краудсорсинг — это «одалживание» контента, идей, взглядов людей, имеющих то или иное отношение к событию. Таким образом, вы можете не только лучше ознакомить свою аудиторию с событием, но и получить ценную информацию как фидбек. Проведение опросов до, во время и после мероприятия — отличный пример краудсорсинга. Это помогает понять, что потребители и другие заинтересованные стороны стремятся получить в итоге.
Также немаловажное значение имеет своевременное получение обратной связи, которую вы не запрашивали. Инструменты social media помогут вам подключиться к любому неприватному обсуждению вашего мероприятия и своевременно отреагировать на упоминания. Наладьте систему мониторинга социальных сетей и отслеживайте все поступающие сообщения.
3. Рассылка благодарностей
Благодарности очень важны. Каждому приятно, когда его труд ценят по достоинству. Рассылка благодарностей — прекрасный способ выразить признательность всем, кто работал над проектом, который повысит лояльность к вам партнеров и добавит мотивации сотрудникам.
Важно, чтобы благодарности были персонализированы. Вы можете использовать для рассылки электронную почту или социальные сети, добавьте от себя несколько сопроводительных строк, желательно избегая клише. Дополните каждое письмо фото с адресантом на мероприятии, если таковые имеются.
И не забудьте про запрос благодарностей от клиента. Если мероприятие крупное и прошло с успехом, не поленитесь и попросите у заказчика благодарственное письмо. Такого рода документы добавят вам привлекательности и повысят лояльность уже у будущих заказчиков, что может привести к реализации новых интересных проектов.
4. Подготовка отчета
После того, как вы получили и проанализировали фидбек от гостей, нужно приступить к подготовке отчета о мероприятии. Отчет готовится в течение 5 дней после проведения мероприятия. Он должен отражать все аспекты вашей работы по подготовке и проведению мероприятия, оценивать достижение поставленных целей. Также рекомендуется сопровождать ваш отчет фоторядом (например, по позициям полиграфии, дизайна, персонала, специального тех.оборудования и пр.). Если мероприятие сопровождалось PR-поддержкой, то в отчет также должны быть включены списки аккредитаций, мониторинг выходов в СМИ, оценка эффективности коммуникаций и пресс-клиппинг.
Если у вас работал фотограф и оператор, то не забудьте в самые короткие сроки предоставить клиенту полный архив фото, исходники видео и сам смонтированный отчетный ролик.
5. Social media
Работа в социальных сетях кипит во время подготовки и достигает своего пика во время трансляции с места событий, затем активность замедляется, если не прекращается совсем. Но пост-публикации также очень важны! Вовлекайте аудиторию путем публикации контента с мероприятия (фото, видео, презентации). Однако нужно помнить, что для максимального восприятия контента необходимо его строго отобрать и четко структурировать. Контента не должно быть много, но он должен быть интересным и информативным.
6. Обновление материалов на сайте
Сайт – первичный маркетинговый инструмент в том числе и для будущих проектов, а также маяк для всех, напоминающий о том, какое великолепное событие состоялось. Информацию о состоявшемся мероприятии необходимо добавить (или обновить), дополнив ее фото, видеоконтентом, а также сопроводить некоторыми аналитическими выводами из отчета. Если вы делаете мероприятие под клиента, то не забудьте согласовать публикацию.
7. Сбалансировать бюджет
Время цифр! Только посчитав итоговые расходы после мероприятия, вы можете судить об его успешности с финансовой стороны. Расчет возврата инвестиций необходим абсолютно каждому проекту.
Цифры не лгут. Подбив бюджет, вы сразу сможете оценить, насколько достигли всех поставленных целей по прибыли. Цифры скажут вам, где есть пробелы и что можно доработать в будущем.
8. Разбор полетов
Когда пыль от мероприятия улеглась, бюджет закрыт и проанализированы все результаты необходимо провести рабочее совещание с командой по итогам мероприятия. Впечатления должны оставаться свежими, поэтому не стоит затягивать.
Что же нужно обсудить?
1) Достигнуты ли поставленные цели
2) Выделить сильные и слабые стороны реализации проекта
3) Собрать фидбек от каждого члена вашей команды
Удалось ли вам добиться успеха? Благодаря чему? Какие возникали проблемы, и как их можно было избежать? Что бы вы сделали в следующий раз по-другому?
В любом случае ваша команда потрудилась на славу. Не упустите возможность отметить свои успехи и победы. Это мотивирует коллектив на более слаженную работу в будущем.
9. Технологический обзор
Event-индустрия, как и любая другая, не стоит на месте – постоянно появляются новые и новые технологии, которые могут украсить ваше мероприятие, сделать его более интересным и даже инновационным! Поэтому регулярно проводите аудит новых технологий и программного обеспечения. Имея представление о новинках рынка, вам будет проще «продать» то или иное мероприятие клиенту, ведь знания дают вам бесспорное конкурентное преимущество.
Также уделите время на запросы компаниям, работающим с различными технологическими достижениями, сопоставьте затраты и результат на выходе.
10. Расслабьтесь
И наконец… расслабьтесь!
Подготовка и проведение мероприятий – это тяжелый труд, как морально, так и физически. Мероприятия сменяют одно другое, и часто отдых нам только снится. Но нужно уметь выделять в тяжелом рабочем графике время на отдых, иначе он может так и не случиться. В идеале после тяжелого проекта лучше всего взять неделю отпуска или хотя бы длинные выходные.
Если вы проводите мероприятие в другом городе или стране, не бойтесь потратить немного больше денег и остаться еще на несколько дней после мероприятия. Просто гуляйте, смотрите город и наслаждайтесь жизнью. К сожалению часто организаторы, путешествуя по всему миру, не видят ничего кроме аэропортов, конференц-залов и концертных площадок. Вы очень хорошо потрудились, насладитесь же плодами своего труда!
И в заключении следует отметить, что мероприятия не завершаются никогда. Любой финал – это старт новому проекту, который будет еще лучше и технологичнее предыдущего. В данном контексте все активности после мероприятия крайне важны! Если вы не будете о них забывать, то зарекомендуете себя как профессионал отрасли.
