Что не забыть при организации мероприятия

Перед вами стоит задача спланировать мероприятие, но вы не знаете с чего начать? PR Club SPb подготовил для вас чеклист, который поможет вам ничего не забыть готовя важное событие.

Первые шаги

Важно знать основные аспекты вашего мероприятия до того как вы начнете его готовить. Чем более детально вы будете представлять себе ваше будущее событие, чем больше деталей вы будете знать заранее, тем качественнее и интереснее получится ваше событие.

— Определите основные требования к вашему мероприятию, включая даты, место, а также количество гостей.
Совет: Если вы не привязаны к определенной дате, обозначьте эту информацию площадке. Проводя мероприятие в низкий сезон можно значительно сэкономить.
— Определитесь с количеством гостей. Сколько посетит ваше мероприяти, будут ли гости кому понадобится размещение в отеле. Если вы проводите мероприятие в отеле, то, чем больше номеров для гостей вы возьмете, тем больше будет скидка на конференционные помещения, кейтеринг и оборудование.
— Определитесь с целями и задачами вашего мероприятия. Основная цель нетворкинг, тренинг, мастер-класс, церемония награждения, праздник или презентация? Четкое понимание цели вашего события поможет вашим контрагентам и подрядчикам сделать свою работу максимально эффективной, а ваше мероприятие будет отвечать поставленным целям.
— Набросайте предварительный план. Это может правильно определить ваши потребности по площадке, кейтерингу и техническому обеспечению.
— Определите бюджет, а также обозначьте кто из организаторов и участников покрывает какие расходы.

Выбор площадки
— Изучите и сравните различные площадки, которые оптимально подходят вашим целям и задачам. Важно ли вам, чтобы она находилась в центре города или наоборот близко от аэропорта? Важно ли, чтобы на площадке были дополнительные опции — например, бассейн, СПА или корт?
Совет: Конечно, нет ничего лучше, чем посетить площадку заранее лично, но, если такой возможности физически нет, то сейчас многие площадки предлагают виртуальный тур или же вы можете созвониться с менеджером на месте по видео связи и посмотреть ее удаленно.
— Соберите предложения с нескольких, понравившихся вам площадок и сравните их — насколько они соответствуют вашим потребностям и бюджетным возможностям.
— Выберите площадку.
— Обсудите смету, подготовьте договор.
Совет: Если вы проводите мероприятие в отеле, поинтересуйтесь начислят ли вам баллы за проведение мероприятия. Обычно эти баллы можно использовать для проживания в отелях сети или обменивать на услуги партнеров.

За три месяца до мероприятия

— Вышлите предварительное приглашение с датой мероприятия гостям, чтобы они могли заранее запланировать посещение вашего мероприятия.
— Финализируйте расписание.
— Если необходимо, запланируйте трансферы для гостей.
Совет: Поинтересуйтесь у ваших контрагентов на месте, могут ли они порекомендовать вам своих проверенных поставщиков.
— Забронируйте оборудование и дополнительные опции, в случае необходимости.
— Закажите необходимые промо материалы и полиграфию.
— Начните подготовку презентаций/видео/раздаточных материалов
— Подготовьте подарки гостям и призы для конкурсов.
— Создайте сайт для вашего события.
— Разошлите приглашения гостям. Не забудьте дать ссылку на сайт мероприятия и профили в соц сетях. Также обозначьте форму регистрации.
— Определитесь с PR сопровождением и медиа стратегией, если необходимо.

За месяц до

— Согласуйте меню.
— Финализируйте рассадку и организацию пространства
— Определитесь с дополнительным декором помещения: цветы, скатерти, мебель…
— Если вы бронируете номера для гостей, не забудьте переслать список гостей в отель. Не забудьте предупредить о VIP гостях, которые будут жить — обычно отели делают для таких гостей бесплатный апгрейд и подарки.
— Проверьте, что ваши спикеры, поставщики и прочие контрагенты успевают подготовить свою часть в срок.
— Вышлите напоминание гостям. Не забудьте приложить программу, а также необходимые уточнение по трансферам, дресс коду и др.
— Подтвердите сроки готовности и доставки промо материалов.
— Начните готовить раздаточный материал.

За неделю до

— Подтвердите финальное количество гостей
— Созвонитесь с представителем площадки и пройдитесь по всем деталям и требованиям к мероприятию.
— Финализируйте материалы для презентаций и презентационные видео. Отправьте файлы на проверку команде, отвечающей за оборудование.
Совет: Захватите с собой дубликаты всех материалов. На всякий случай.
— Проверьте, дошли ли ваши материалы до площадки.
— Разошлите пресс-релизы, разместите информацию в СМИ и соц сетях.

В день мероприятия

— Встретьтесь с менеджером площадки и убедитесь, что все идет по плану.
— Познакомьтесь с менеджерами на площадке. Возьмите их контакты.
— Пройдитесь по площадке и проверьте все еще раз.
— Проверьте, что место проведения вашего мероприятия четко обозначено, указатели на месте.
— Проверьте оборудование
— Проверьте стойку регистрации и раздаточные материалы
— Проведите мероприятие!

После мероприятия

— Организуйте доставку оборудования и всех материалов с площадки.
— Проверьте счета.
— Напишите письма благодарности
— Получите отзывы от участников и гостей
— Подготовьте вашу обратную связь площадке
— Подготовьте для себя отчет с замечаниями и пожеланиями для будущих мероприятий.
— Отдохните!

*Все мероприятия разные. Список, который мы подготовили для вас в PR Club SPb — это основа для вашего списка подготовки к событию, куда вы добавите свои пункты и уберете те, что являются для вашего события лишними.

Share on FacebookShare on VKShare on Google+Tweet about this on Twitter