Когда компании нужен профессиональный организатор мероприятий: 5 сценариев

Вот уже много лет подряд организатор событий попадает в топ-10 самых стрессовых профессий в мире. Однако даже несмотря на это, некоторые компании предпочитают организовывать мероприятия своими силами, без привлечения профессиональных event-агентств. Иногда, безусловно, это бывает выгодно, но в ряде случаев такая попытка сэкономить может обернуться страшным провалом для компании. Так когда же компании бывает необходим профессиональный организатор ивентов?

Когда количество гостей переваливает за 100 человек
Почти каждому из нас хоть раз в жизни приходилось организовывать какое-то мероприятие, даже если речь идёт о личном празднике. Поэтому почти все мы понимаем, как можно организовать и не угробить настолько скромное по масштабам мероприятие как, например, собственный день рождения. Но вот если вы готовите конференцию человек на 100 или 300, где будет весь свет отрасли или вам нужен корпоратив на 2000 сотрудников, то тут уже без профессиональной помощи вряд ли можно обойтись. Нужно никого не забыть позвать, составить развлекательную программу, сделать так, чтобы всем досталась еда и напитки, организовать зону для хранения верхней одежды, проконтролировать ведущего и артистов, следить за светом, звуком и за тем, чтобы всем было весело. Профессиональный организатор мероприятий знает, что несёт ответственность за каждого гостя, который попал на его событие, вне зависимости от численности мероприятия. Среднестатистический человек же не представляет, как это в принципе возможно.

Когда мероприятие организовывается на незнакомой площадке
Если вам нужно провести мероприятие в городе или в местности, в которых вы никогда не были, лучше довериться профессионалу. Причём, не обязательно местному — в этом смысле можете вполне ехать в Тулу со своим самоваром. Профессиональный event-менеджер всегда знает, у кого что можно спросить, где что искать и кого рекомендуют в этом городе в качестве подрядчиков. Он это умеет просто потому что если он на рынке больше пяти лет, то, скорее всего, он это делал уже не один десяток раз. А для вас это в новинку и есть риск нарваться на недобросовестных подрядчиков, поэтому лучше перестраховаться.

Когда уже всё было
Профессиональный event-менеджер может вдохнуть жизнь даже в компанию, на корпоративе которой было уже всё — от аренды теплоходов до тайских стриптизерш. Вполне вероятно, что фантазия штатного сотрудника рано или поздно иссякнет, и тогда лучше обратиться к организатору мероприятий, который на раз придумает для вашего мероприятия новую концепцию и возьмет на себя все труды по его организации.

Когда много подрядчиков
Чем масштабнее и сложнее мероприятие, тем больше на нем работает подрядчиков — кейтеринг, декораторы, свет, звук, флористы, типографии, стендисты, промоутеры, аниматоры, охранные предприятия — этот список можно продолжать бесконечно. Едва ли в вашей компании найдётся сотрудник, который будет одинаково хорошо разбираться в оказываемых услугах, следить за документооборотом и оплатами, и одновременно контролировать качество работы каждого подрядчика. А вот профессиональным организаторам событий всё это делать не в первой. Более того, они ещё и сэкономят вам кучу времени на поиске адекватных подрядчиков и исправлении ошибок в их работе.

Когда вы хотите сэкономить по-крупному
Это может показаться странным, но найм профессионального ивентщика в итоге может сэкономить вам внушительную сумму денег, особенно если речь идет о масштабном мероприятии с большими бюджетами. Во-первых, у давно работающих на рынке организаторов мероприятий есть своя «агентурная сеть» подрядчиков, которые работают с ними по сниженным ставкам. То есть если вы обратитесь к тем же подрядчикам без посредника, то рискуете получить чек на услуги иногда в два раза превышающий ту сумму, которую этот же подрядчик потребует от event-агентства. Если таких подрядчиков в организации события задействовано несколько, то в итоге может набежать внушительная сумма. Во-вторых, вы не рискуете финансами, начав сотрудничество с подрядчиком, который в итоге может пропасть с вашими деньгами (что уж говорить, такое, к сожалению, тоже возможно). В-третьих, профессиональный организатор знает расценки на все возможные виды услуг, поэтому умеет эффективно торговаться с теми подрядчиками, которые нужны, но уж очень большую цену называют. Словом, если есть возможность нанять профессионального event-менеджера, то лучше это сделать. Даже если закрыть глаза на потенциальные потери денег и репутации, стоит всегда помнить, что нервные клетки не восстанавливаются. Точнее, видимо, не восстанавливаются ни у кого, кроме профессиональных event-менеджеров.

Источник: агентство 4D
Share on FacebookShare on VKShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn