Информационный пакет для клиента — задумайтесь о качестве

Конференции, семинары, выставки — все это важные каналы для коммуникации с клиентами и партнерами. Мы хотим получить максимум от каждого вложенного в эти мероприятия рубля.

Готовя такие события, организаторы уделяют внимание всем аспектам — от выбора площадки до подготовки программы. Нельзя забывать и про такой пункт как пакет участника. Что получит ваш гость на стойке регистрации и что он унесет после мероприятия с собой.

Не удивительно, что компании стараются по-максимуму заполнить информацией о себе и своих продуктах информационные пакеты. Но, правило «лучше больше» здесь не работает — и большая часть материалов очень скоро оказывается в урне, а это означает, что деньги и силы были потрачены зря.

Мы в коммуникационном агентстве «Антенна» имеем весьма продолжительный опыт организации и проведения деловых и профессиональных мероприятий. У нас есть еще больший опыт посещения различных конференций, семинаров и выставок. Поэтому, в данном материале мы собрали наши рекомендации относительно формирования наиболее эффективного пакетов участников. Итак, что же в нем должно быть?

1. Основная цель регистрации для вас — это узнать. кто к вам пришел. В результате гость получает бейдж, где будут указаны: ФИО, название компании и иногда категория участника. Для самих участников бейдж также необходим — поскольку позволяет максимально быстро знакомиться с нужными людьми и идентифицировать собеседников.

2. Сумка или, если материалов не много, папка с логотипом организаторов или названием мероприятия. Чем удобнее и креативнее, тем лучше. Постарайтесь сделать сумку такой, чтобы ей захотелось воспользоваться и после посещения вашего события. Рекламные агентства предлагают сейчас массу вариантов брендированных изделий в различных ценовых категориях. А полиэтиленовые пакеты оставьте для супермаркетов — на деловом мероприятии — это не самый подходящий предмет.

3. Информационные материалы — ну, а куда же без них: программа, план площадки, каталог. Да, это именно то, что действительно нужно гостю. Он пришел прежде всего на мероприятие и дать ему максимальную информацию о нем ваша основная задача как организаторов.

4. Канцелярия — ручка и блокнот. Классика делового сувенирного жанра, но, как показывает практика, этих предметов много не бывает. Правило здесь одно, но очень важное, не надо экономить — вам и вашим клиентам должно быть приятно пользоваться этими предметами. Это наиболее эффективные промо материалы с вашей символикой — ими будут пользоваться долго и с удовольствием.

5. Скрасить долгие конференции гостям помогут такие приятные мелочи как бутылка воды, леденцы, энергетический батончик или коробочка с шоколадом, вложенные в пакет участника. Покажите, что вы думаете не только о себе, но и комфорте ваших гостей.

6. Сувенир — еще одна неунывающая классика жанра. Если ваш бюджет позволяет, то такие полезные брендированные подарки как флешка, антистресс, брелок, зонтик или, например, термокружка гарантированно уедут вместе с гостем.

7. Презентации. Если слайды презентаций ваших спикеров предполагают вдумчивое изучение и заметки, обязательно напечатайте их. К тому же, тем, кто сидит не в первом ряду, порой бывает сложно прочесть убористый шрифт на экране.

8. Если материалов очень много/ они пришли от спикеров в последний момент/ у вас нет бюджета на их печать, то дайте ссылку на материалы в электронном виде.

Покажите, что вы думаете не только о себе, но и комфорте ваших гостей.

А вот чего стоит избегать:

1. Не нагружайте гостей макулатурой. Поверьте, большая часть этих бумаг будет выкинута сразу же после мероприятия.

2. Забудьте про компакт диски. Увы, но эра презентаций и материалов на компакт дисках прошла. Единственное место, где еще используют эти носители — это автомобильные проигрыватели, а вот в современных компьютерах и медиа системах их уже нет. Даже при большом желании ваши гости не смогут узнать, что же вы для них записали. Еще большим злом являются мини компакт диски, которые не удастся просмотреть даже на большей части компьютеров имеющих CD привод.

Автор: Борис Анашкин, Генеральный директор коммуникационного агентства «Антенна»
Share on FacebookShare on VKShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn