Как управлять маленьким диджитал-агентством, зарабатывать больше денег и высыпаться

Если вы когда-то были руководителем небольшой веб-студии или СММ агентства, то вы, наверное в курсе, как много задач приходится решать владельцам.

Чем меньше интернет-компания, тем больше работает ее фаундер! Ему приходится делать все, что не вмещается в обязанности небольшой команды. У владельцев бизнеса может даже развиться вполне объяснимый страх роста. «А что же будет, если у нас удвоится количество проектов?! В сутках просто нет столько времени!».

Совершенно очевидно, что здесь может помочь клонирование, или какой-то другой способ увеличить продуктивность фаундеров мульти-инструменталистов. С другой стороны, иногда кажется, что можно нанять человека, который умеет делать все то же самое, что умеешь ты, и он-то как раз вытащит тебя из этого цунами мелочей, которые надо успеть (и не забыть) сделать.

Ровно с такими мыслями я нашел себя в 2016 году. Будучи ко-фаундером компании Moosetank я оказался парализован на 20 часов в сутки всего лишь тремя параллельно идущими проектами. В тот момент я решился нанять ассистента, чтобы делегировать ему все то, что я просто физически не успевал из-за работы: личные задачи, коммуникацию с нотариусами и адвокатами, поиск услуг и авиабилетов и другие дела, которые несколько месяцев даже не начинал, а откладывать больше не мог.

К моему удивлению, ассистент (назовем её Таня) довольно быстро разгреб ту гору моих личных дел, которая ранее казалась просто неприступной. Чтобы хоть как-то заполнить пустой рабочий график ассистента, я начал потихоньку отдавать ей задачи от Moosetank.

Мы начали с контент-менеджмента для образовательного сайта одного из клиентов. Мне в голову пришла отличная идея записывать скринкаст с задачами для того, чтобы у Тани было время спокойно разобраться с тем, чего она никогда не делала. А именно — работа с WordPress, загрузка и форматирование статей, ведение медиатеки и прочее. Для этого проекта, я собирался нанять контент-менеджера на 3-4 месяца, но Таня закончила эту работу за 2,5 месяца, параллельно занимаясь другими делами.

Сюрприз!

Следующим шагом была передача ей управления Instagram аккаунта другого клиента. Скринкасты помогли мне показать Тане, как пользоваться Buffer, находить нужные хэштеги, бустить посты, искать и подбирать инфлюенсеров для продвижения. Конечно, по прежнему, для написания контента у меня работал СММ копирайтер, но я сильно сократил количество часов, которые раньше тратились на размещение контента и продвижение. Естественно, у меня сократилась расходная часть по этому проекту!

Примерно 70% всего времени я тратил на возню с бумажками и разгребание рутинных повторяющихся задач

Я начал анализировать свою деятельность, пытался понять что же отнимает у меня больше всего времени. Стал записывать сколько и на что уходит драгоценных часов, смотреть продуктивность и выхлоп от потраченного времени. Я пришел к удивительным открытиям! Примерно 70% всего времени я тратил на возню с бумажками и разгребание рутинных повторяющихся задач.

Нонсенс

Так вышло, что почти все, что касалось бухгалтерии и финансов в Moosetank было на мне. Все расходы по проекту, счета клиентам, и прочую документацию каждый из менеджеров загружал в систему самостоятельно. Но я взял на себя роль своеобразной полиции, которая следит за всеми и раз в две недели проверяет все транзакции, требует чеки, просит поправить ошибки в счетах. Естественно, эта рутина также лежала тяжелым грузом на остальных! Я постоянно что-то требовал: чеки по затратам, счета клиентам, документы на фрилансеров и так далее. Руководители проектов постоянно были что-то мне должны, и это создавало напряжение.

Решать эту проблему мы начали с небольшого эксперимента — завели отдельный email и настроили все подписки и платежи так, чтобы чеки автоматически приходили на него. Также, я попросил всех руководителей проектов скидывать все оплаченные счета и чеки на этот адрес. Я дал доступ Тане к этому адресу и попросил подгружать все чеки в бухгалтерскую систему и назначать статью расходов. Если какой-то чек отсутствовал, ассистент обращался к руководителю проекта и просил его предоставить. Раз в месяц я просто проверял все, что было подгружено в систему. Чудесным образом у меня освободилось от 2 до 6 часов в неделю только из-за этой инновации!

Дальше больше — я научил Таню выставлять счета клиентам! В Moosetank есть разовые проекты, и есть ежемесячные услуги, которые мы оказываем постоянным клиентам. Стандартно, у меня уходило 2 дня в конце месяца, чтобы подбить расходы по текущим проектам, проверить расчеты с менеджерами и выставить счета за услуги. Также, в течение 2 недель после этого, я проверял пришли ли деньги, и иногда напоминал клиентам об оплате.

Мы решили, что Таня будет смотреть счет за предыдущий месяц, смотреть какие расходы были по проекту за текущий месяц, создавать счет и утверждать с менеджером проекта. После утверждения этот счет должен быть отправлен клиенту. Если в течение какого-то времени клиент не оплатил счет, Таня будет спрашивать получил ли клиент счет, и когда ему будет удобно его оплатить.

+2 дня чистого времени в мою копилку!

Поиск фрилансеров, программистов, дизайнеров, копирайтеров, редакторов и других специалистов это стандартная боль любого агентства. В больших компаниях для таких задач есть специальные люди или даже отделы по работе с талантами. В Moosetank этим занимались менеджеры проектов. Они собирали команду для реализации проекта, и им же приходилось планировать, какая дополнительная помощь может понадобиться для реализации проекта. Я решил попросить Таню найти нам программиста для одного из внутренних проектов Moosetank, так как этим некому было заняться. Через пару дней я получил выборку из 40 CV кандидатов (у некоторых уже были указаны их ожидания по оплате). Я просмотрел список и попросил назначить нам собеседования так, чтобы поговорить со всеми кандидатами одним разом.

Эта идея была просто супер! Тане было немного сложнее всех организовать, и это заняло у нее больше времени. Но зато мы уложились в три часа разговора со всеми разработчиками. Я попросил Таню разослать тестовое задание, узнать когда оно будет выполнено и обновлять статус в табличке. Также я попросил ее назначить встречу нам в календарь, чтобы посмотреть все готовые тестовые задания одним разом. Нужно ли говорить, что после этого чудесного случая, это стало стандартной процедурой поиска и найма специалистов?

Почти любая организационная или исполнительская работа может быть передана ассистенту

В итоге сейчас, как мне кажется, почти любая организационная или исполнительская работа может быть передана ассистенту. Задача лишь в том, чтобы понятно объяснить исполнителю что и как нужно сделать. В идеале, каждый повторяющийся процесс нужно автоматизировать, чтобы освобождать себе время для развития бизнеса. Нужно написать лидам? Банк снял лишние деньги и нужно повисеть с ними на телефоне полчасика? Нужно поймать самый дешевый перелет? Подобрать массив фоток со стоков по заданной теме? Составить список лидов с Linkedin и написать им персонализированное сообщение? Найти 200 ресторанов и кафе в Калифорнии с хорошим рейтингом, плохим сайтом и без аккаунтов в соцсетях? Отвечать на письма с суппорта? Только спустя год работы с Таней, и другими помощниками я начал понимать свои возможности.

Как мне сэкономить время?

В понимании этих процессов мне очень помогла книга Тима Феррисса — «4х часовая рабочая неделя». Я, к сожалению, не смог сократить свою рабочую неделю до 4х часов. Но я смог понять природу утечек времени в моей работе. Если освободить голову от повторяющихся процессов, то остается место для новых идей. С помощью универсального помощника эти идеи легко воплощать в жизнь. Все время, которое удалось освободить от рутины, я потратил на развитие компании.

Если освободить голову от повторяющихся процессов, то остается место для новых идей

У нас появилось много собственных проектов, стартапов внутри компании, полезных коллабораций и новых источников бизнеса. В том числе, у нас появилась идея и время для создания проекта «Спасибо, Таня!», и теперь, мы предлагаем помощь ассистентов нашим клиентам. Не стоит пытаться все делать самому, иначе будет очень сложно двигаться вперед и экспериментировать.

Попробуйте нанять ассистента и передать самые простые, но длительные по времени задачи. После этого посчитайте кол-во часов, которые удалось сэкономить на этом эксперименте. Умножьте полученные часы на среднюю стоимость часа сотрудников, которые освободились от простейшей работы. Теперь вычтите из этой суммы то, что вы потратили на ассистента (В «Спасибо, Таня» стоимость часа работы ассистента начинается от $6). Это чистая прибыль! И это только начало эксперимента.

Автор: Борис Гончаров