5 элементов стратегического мероприятия

За последние 10-15 лет ивент-индустрия сильно изменилась. Если раньше работа ивент-менеджера состояла в том, чтобы забронировать помещение, организовать питание и транспорт, разослать приглашения, зарезервировать переводчиков, заказать баннеры или печатные материалы, собрать анкеты с участников — то есть, в организации логистики мероприятия, то сейчас мы наблюдаем не только за появлением крутых ивент-технологий и ростом экономического влияния отрасли, но самое главное — за кардинальным изменением роли и профессии организатора мероприятий. Из логиста, из того, кого называли “приемщиком заказов” или “массовиком-затейником”, ивент-специалисты превращаются в экспертов стратегического уровня, чья ценность внутри организации сравнима с ролью топ-менеджмента.

Тем не менее, это лишь начало пути: для развития стратегического ивент-менеджмента нужны новые стандарты, постоянное совершенствование качества мероприятий и свежие решения.

Именно поэтому сейчас важно понимать, КАК создавать стратегические деловые мероприятия — события, на которые хочется возвращаться снова и снова, со стабильно эффективными результатами, осмысленные и по-настоящему ценные для всех — участников, самих организаторов и их партнеров.

Вопрос “Зачем?”

Это самый первый — и самый главный — шаг. Ваш ответ определит все последующие этапы планирования и будет служить основой для всех решений, которые вы примете при проектировании, проведении и анализе мероприятия: зачем/почему вы его проводите? Для чего вам это необходимо? Почему ваши потенциальные участники должны его посетить? Почему, на ваш взгляд, в нем стоит принимать участие? Задавайте эти вопросы себе, своей команде, инициатору мероприятия и вашим участникам.

Ваше мероприятие(я) должно соотноситься со стратегией вашей организации.

Организация мероприятий — ресурсно затратное занятие. Но отдача для бизнеса при этом может быть огромной. Учитывая все это, определите, какую роль играют ивенты в развитии вашей компании. Единственный способ максимально использовать потенциал мероприятий — это сделать их частью стратегии развития организации.

Внимание к деталям

Небольшие детали и нюансы мероприятия — это не просто детали. Они транслируют вашей аудитории сигналы о том, насколько вам не все равно, сколько усилий вы приложили для создания положительных впечатлений и достижения нужных результатов. Детали могут быть совершенно разные: от концепции, ориентированной на всю семью (напр., детские зоны на мероприятии, возможность приглашения для членов семьи и т.п.), до креативного бейджа или напоминания по имейлу с рекомендациями, как оставаться бодрым и здоровым во время поездки и участия в мероприятии. Здесь нет каких-то четких правил; что имеет значение — так это ваш подход, который подразумевает, что не важных деталей не бывает.

Ставьте себя на место участника

Сейчас есть множество вариантов узнать, что хочет ваш участник, о чем думает и даже — что он чувствует! Используйте те средства, которые вам доступны, а также ваш опыт и креатив, чтобы как можно лучше узнать своего участника, понять, что воздействует на его решение и способ участвовать, что привлекает в вашем мероприятии, что заставляет его вернуться.

Извлекайте уроки

Анализ сделанного (мероприятия) — отличное упражнение, которое помогает превратить мысли в действия, понять недочеты и улучшить текущие методы и стратегии. Используйте анализ на всех возможных уровнях: анализируйте сами, с командой, с аудиторией и партнерами. Таким образом вы сможете получить наиболее полный список идей того, как сделать ваше следующее мероприятие еще более успешным.


Книга “10 принципов стратегического ивент-менеджмента” — первая и единственная книга на русском языке, описывающая стратегический подход и применение психологических концепций в организации бизнес событий, с примерами, кейсами и практическими решениями по созданию мероприятий, успешных в долгосрочной перспективе.

Автор книги — Виктория Матей, консультант по организации и участию в деловых мероприятиях, профессиональный организатор, сооснователь Matey Events — консалтинга для тех, кто создает и проводит бизнес события. Виктория — обладатель международных премий Top100 Smart Women in Meetings по версии издания Smart Meetings, 2018 ChangeMaker по версии MeetingsNet, выпускница университета Суррея по программе International Events Management с опытом работы в индустрии более 15 лет.